Ecco come configurare un messaggio di assenza in Outlook

1. Introduzione

Siete in vacanza, in viaggio d'affari, in permesso per malattia o non disponibili per altri motivi: una notifica automatica di assenza dall'ufficio informa i vostri contatti via e-mail della vostra assenza.

Se necessario, è possibile utilizzare la nota di assenza anche per indicare un sostituto o una persona di contatto. La scelta di come formulare il messaggio di assenza dipende naturalmente dal contesto.

Una volta creato il vostro messaggio di assenza, di solito volete inserirlo nella vostra risposta automatica sul vostro programma di posta elettronica.

Con Outlook, è possibile definire chi riceve il messaggio di assenza e impostare delle regole in modo che le e-mail di alcuni contatti predefiniti ricevano una risposta diversa da quella di altri contatti.Vi spiegheremo come configurare un messaggio di assenza in Outlook in base alle vostre esigenze.

2-Impostazione di un messaggio di assenza in Outlook

Quando si fa clic su File in Outlook, viene visualizzata una schermata simile alla seguente:

Cliccate sul pulsante " risposte automatiche". Si aprirà una nuova finestra. Esistono due modi per inviare risposte automatiche Fuori sede. La scelta dipende dal tipo di account di posta elettronica in uso.

• Il primo metodo:
  Se viene visualizzato il pulsante Risposte automatiche seguite la procedura per configurare una risposta automatica.

  Selezionare File> Risposte automatiche

  Nella casella Risposte automatiche selezionare Invia risposte automatiche.

  Contatti telefonici (rete fissa e / o mobile)

  Nella scheda Interni all'organizzazione digitare la risposta che si desidera inviare ai colleghi quando si è fuori sede.

  Finalmente selezionate OK per salvare le impostazioni.

• Il secondo metodo:
  Se non viene visualizzato il pulsante Risposte automatiche, seguite la procedura per usare le regole per inviare un messaggio Fuori sede.

  In Outlook creare un nuovo messaggio di posta elettronica

  Immettere un oggetto e il corpo del messaggio per il modello Fuori sede.

  Scegliere File> Salva con nome.

  Assegnare un nome al modello e selezionate Modello Outlook (*.oft) nell'elenco a discesa Tipo file.

  È possibile modificare il percorso del modello o selezionare il percorso predefinito, in genere c: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates. Fare clic su Salva.

  Si può creare un nuovo modello ogni volta che si è fuori sede oppure riutilizzare un modello esistente. Ora è possibile usare il modello per creare la regola Fuori sede.

3-Impostazione delle regole per il vostro messaggio Out of Office in Outlook

Siete in vacanza e non volete leggere le e-mail dei colleghi o dei clienti durante questo periodo, ma volete essere disponibili per il vostro capo in caso di emergenza? Attendete con impazienza la risposta di un partner commerciale e vorreste vederla in vacanza? Volete essere raggiungibili almeno per il vostro reparto? Questi casi speciali possono essere definiti in Outlook nella categoria "Regole per le risposte automatiche". Basta cliccare su "Regole" in basso a sinistra nella finestra "Risposta automatica".

Fate clic su File> Gestisci regole e avvisi.

Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

In Crea nuova regola fate clic su Applica regola ai messaggi ricevuti, poi fate clic su Avanti.

Per rispondere a tutti i messaggi di posta elettronica che si ricevono, lasciare invariate le caselle Passaggio 1 e Passaggio 2, quindi fate di nuovo clic su Avanti. Selezionare Sì quando Outlook chiede se si vuole applicare la regola a tutti i messaggi.

In Azioni da eseguire sui messaggi, in Passaggio 1: selezionate le operazioni, selezionate rispondi utilizzando un modello specifico.

In Passaggio 2: modificate la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato per un modello specifico.

Nella casella Cerca in nella parte superiore della finestra Selezionate modello di risposta fate clic su Modelli utente nel file system.

Selezionare il modello appena creato e quindi scegliere Aperto e Avanti.

È possibile aggiungere eventuali eccezioni, quindi selezionate Avanti.

Assegnare un nome alla regola, ad esempio Fuori sede

Per impostazione predefinita, Attiva regola è selezionato. Per attivare subito la risposta Fuori sede, selezionate Fine. In caso contrario, deselezionate questa casella. È possibile attivare la regola in un secondo momento.

Inoltre è possibile specificare le seguenti caratteristiche per configurare le proprie regole :

Da...: Qui è possibile selezionare contatti specifici. Outlook quindi risponde alle e-mail di questi contatti secondo le regole che avete impostato. Potete anche cliccare sul pulsante per scegliere dalla rubrica.

Inviato a...: consente di determinare quali e-mail sono uno dei destinatari, ad esempio una lettera di recapito. Potete anche specificare se solo le e-mail inviate direttamente a voi sono coperte dalle regole speciali e/o dalle copie delle e-mail che vi sono state inviate.

Oggetto: Se l'oggetto contiene determinate parole (ad esempio "Importante"), l'invio corrispondente viene trattato secondo la vostra regola speciale.

testo del messaggio potete anche specificare una regola speciale per i casi in cui il testo del messaggio contiene determinate sequenze di parole (ad esempio "risposta urgente" o il nome di un progetto particolarmente importante).